CONTROL DE DOCUMENTOS

Asegura que los documentos de tu organización se mantengan vigentes, disponibles y protegidos en las áreas de trabajo donde son utilizados, y mantiene controlados sus cambios.

La App Control de Documentos permite:

1. Cargar en la plataforma documentos en PDF para consultarlos desde cualquier computadora o dispositivo móvil con acceso a Internet, sin que puedan ser modificados. El sistema permite realizar cargas masivas de documentos para agilizar el cambio de plataforma.
2. Establecer permisos de uso de documentos por usuario para visualizarlos, descargarlos o imprimirlos, editar sus fichas bibliográficas, actualizarlos, ver versiones anteriores, compartirlos con otros usuarios y/o eliminarlos.
3. Establecer fechas de revisión o de vigencia por documento (ej. certificados y licencias) para que el sistema notifique anticipadamente a sus respectivos dueños sobre próximos vencimientos.
4. Enviar solicitudes de aprobación a los responsables de otros procesos o departamentos que utilizarán un mismo documento.
5. Enviar notificaciones automáticas a los usuarios de nuevos documentos liberados o que han sido modificados, a fin de enterarlos y que lo acusen de recibo para contar con la evidencia respectiva ante una auditoría.
6. Ordenar los documentos en carpetas y subcarpetas personalizadas. Cada usuario organiza sus documentos de la forma que le resulte más conveniente. Un documento puede ser asignado a una o más carpetas sin que ello implique duplicarlo.
7. Compartir con otro usuario o grupo de usuarios, tanto internos como externos a la organización, un documento o carpeta de documentos, siempre y cuando se cuente con el permiso correspondiente (ej. PPAP de proveedores).
8. Vincula documentos relacionados entre sí para que cuando uno de ellos sea modificado, los demás deban ser revisados.

Algunos reportes que podrás consultar en la App Control de Documentos son:

1. Cuántos documentos están cargados en la plataforma y cuánta memoria están ocupando, listados y ordenados por tamaño, y aplicando filtros por proceso, departamento o persona.
2. Cuántos y qué documentos se encuentran vencidos en su vigencia o fecha de revisión.
3. Qué personas no han aprobado o están tardando más en aprobar documentos.
4. Que personas no han acusado o están tardando más en acusar documentos nuevos o modificados.
5. Qué documentos no han sido consultados por ningún usuario en un periodo de tiempo determinado.

FILTRO

Filtra los documentos y formatos de registros requeridos en cada etapa del proceso de acuerdo al operador y al número de parte en producción. Evita confusiones y pérdida de tiempo.